Gerencia venezolana

Ocho consejos para ser más productivo

Dibujar en un árbol las tareas importantes ayuda a ser más eficiente

La gestión del tiempo es uno de los elementos clave a la hora de sacar adelante el trabajo. O lo que es lo mismo, aprovechar la jornada es esencial para incrementar la productividad. Así lo asegura el asesor de empresas y experto en la materia, Ben Elijah, en El libro de los hábitos productivos (LID), que se declara a sí mismo una persona improductiva. Sin embargo, opina que las personas que más sufren este problema son las que más soluciones ofrecen. Él resume en ocho los pasos a seguir para ser más eficiente.

  1. Recopilar. Las ideas aparecen en cualquier momento, pero no siempre se puede reflexionar detenidamente sobre ellas. Frente a esto, lo recomendable es apuntarlas para despejar la mente y volver sobre ellas en otro momento. Para facilitar el proceso, deben estar todas anotadas en el mismo lugar, sin importar cuál sea el formato.
  2. Procesar. Una vez se han recopilado las tareas pendientes, se deben revisar a diario, en especial en situaciones en las que somos más proclives a perder el tiempo como es al volver de una reunión, al llegar a la oficina o después de la pausa del café. Al inspeccionarlas, se deben eliminar las que no sean necesarias, delegar las que deba hacer otra persona y planificar las restantes.
  3. Elegir las herramientas. A la hora de recopilar la información, se debe buscar un formato que resulte cómodo. En caso de que sea para uso individual, esta es la principal condición, pero si hay que compartirla, es mejor optar por un formato digital. Cada ocasión puede requerir un método diferente.
  4. Poner en situación. El contexto puede limitar la capacidad de acción, por eso es importante tenerlo en cuenta. No se debe empezar necesariamente por la tarea más importante, sino por la que se pueda realizar en ese momento, y aplazar el resto para una situación más favorable.
  5. Trabajar la memoria. A la hora de desarrollar un proyecto se deben tener en cuenta las habilidades propias, ya que esto influye en el tiempo que la actividad va a requerir. A medida que se aprenden cosas nuevas, se dominan mejor las acciones y se automatizan las tareas. Si es necesario, se puede dividir un proyecto en tareas muy pequeñas, que sean más fáciles de gestionar, hasta que se interiorice mejor la dinámica.
  6. El árbol de la importancia. Las necesidades vienen marcadas por un deseo, que informará sobre cuál es el objetivo último de la tarea a realizar. Interpretar correctamente las metas, ayudará a focalizar la atención en las actividades que resulten más interesantes. Para priorizar adecuadamente estas labores, es conveniente ordenarlas en lo que el libro llama el árbol de la importancia. Tener clara la jerarquía de las tareas evitará que se aplace continuamente lo importante, con el fin de realizar solo lo urgente.
  7. Archivar. Con frecuencia, se acumulan tareas que no se pueden realizar inmediatamente. Es importante aprender a guardar esta información para más adelante, para que no se convierta en ruido a la hora de intentar llevar a cabo el resto de actividades que sí hay que desarrollar.
  8. Repasar y terminar. Las tareas pendientes se deben revisar diariamente, pero no conviene prestar demasiada atención a canales que suelen ofrecer información de poca importancia. Asimismo, hay que ser capaz de volver a la planificación regular del día tras atender una urgencia.
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