Guía para facturar con IVA, sin IVA o recargo

Si hay algo que quita el sueño a cualquier autónomo cuando empieza (y a veces, incluso cuando ya lleva años en el ruedo), es el bendito tema de los impuestos al facturar.

¿Por qué a este cliente tengo que cobrarle un 21% más? ¿Por qué este otro me dice que su factura va sin IVA? ¿Y qué demonios es ese «fantasma» llamado Recargo de Equivalencia?

Hagamos zoom sobre este laberinto fiscal para que lo entiendas de una vez por todas, sin tecnicismos infumables.

1. Facturar con IVA: La regla general

Es el escenario más común. Salvo que tu actividad esté exenta por ley (como la educación o la medicina), la inmensa mayoría de las facturas que emitas deben llevar IVA.

• ¿Cómo funciona? Tú actúas como un «recaudador» para Hacienda. Le cobras al cliente tu tarifa más el porcentaje de IVA que corresponda (generalmente el 21%, aunque existen el 10% reducido y el 4% superreducido).
• La ventaja. Al estar en este régimen, puedes deducirte el IVA de tus gastos (el ordenador, el alquiler de la oficina, las herramientas que usas para trabajar).
• La obligación. Cada tres meses (con el famoso Modelo 303), debes sentarte con Hacienda, restarle al IVA que has cobrado el IVA que has gastado, y pagar la diferencia.

2. Facturar sin IVA: Las excepciones (que no son pocas)

Ojo, «sin IVA» no significa «en negro». Significa que, por motivos legales o geográficos, esa operación no lleva este impuesto. Hay tres escenarios principales para facturar sin IVA:

• Actividades exentas por ley. Si eres psicólogo, das clases de un idioma que esté en el plan oficial de estudios, o eres periodista y redactas artículos de opinión, la ley dice que tus servicios no llevan IVA.
  • La letra pequeña: No cobras IVA, pero tampoco te lo puedes deducir en tus compras. Todo el IVA que pagues a tus proveedores será un gasto directo para ti.
• Clientes internacionales. Si vendes un servicio a una empresa en Alemania o Estados Unidos, la factura va sin IVA (gracias a reglas de localización y al registro ROI si es en la Unión Europea).
• Operaciones con Canarias, Ceuta o Melilla. Al tener regímenes fiscales diferentes (como el IGIC canario), estas operaciones suelen estar exentas de IVA.

3. El Recargo de Equivalencia: El «extra» de los comerciantes minoristas

Si te dedicas a la venta al por menor (compras un producto ya terminado y se lo vendes al cliente final sin transformarlo), este es tu régimen obligatorio. Es muy común en tiendas de ropa, alimentación, papelerías, etc.

• ¿Cómo funciona? Tú no emites facturas con IVA a tus clientes finales (ellos pagan el precio de venta normal con el IVA ya incluido, pero tú no tienes que declararlo cada trimestre). A cambio, tus proveedores te cobran un «recargo» extra en el IVA cuando les compras la mercancía a ellos.
• Los números. Si la mercancía tiene un 21% de IVA, tu proveedor te cobrará ese 21% más un 5,2% de Recargo de Equivalencia. Pagas más al comprar, pero te olvidas de Hacienda al vender.
• La ventaja. Te ahorras un papeleo tremendo. No tienes que presentar declaraciones trimestrales de IVA (Modelo 303). Tu contabilidad es infinitamente más sencilla.
• El inconveniente. El IVA que pagas en tus compras (y el recargo) no se puede recuperar ni deducir. Es puramente un coste para tu negocio.

Tabla comparativa: ¿Cuál es la diferencia real?

Para tenerlo claro de un solo vistazo, aquí tienes cómo afecta cada situación a tu bolsillo y a tu gestor: