Nuevas providencias SENIAT sobre medios digitales para facturación y otros documentos

En Gaceta Oficial #43.032 con fecha del 19 de diciembre de 2024, fueron publicadas dos providencias administrativas del SENIAT. Ambos actos administrativos establecen nuevas directrices para la emisión de facturas y otros documentos de índole fiscal, a través de medios digitales. Es importante que conozcas estos cambios pues afectan tu facturación y la emisión de documentos como notas de crédito y de débito, comprobantes de retención, etc. 

Recientemente se dio a conocer dos nuevas providencias SENIAT sobre medios digitales para facturación y otros documentos fiscales que introducen importantes cambios. Lo primero y más importante notar es que ambas providencias se refieren a la emisión de facturas y documentos a través de medios electrónicos. Es decir, si utilizas algún tipo de software o sistema electrónico bien para emitir facturas o notas de crédito o débito, este debe estar previamente autorizado y homologado ante el SENIAT. 

A continuación, te compartimos los datos de ambas providencias y acceso a ellas: 

• SNAT/2024/000102 – Providencia administrativa que regula la utilización de medios digitales para la emisión de facturas y otros documentos [SNAT/102]. 

• SNAT/2024/000121 – Providencia administrativa que regula las condiciones y requisitos para los proveedores de sistemas informáticos utilizados para la emisión de facturas y otros documentos fiscales [SNAT/121]. 

 

¿A quiénes va dirigida esta providencia? 

Ten presente que debe ser entendido como “utilización de medios digitales para la emisión de facturas y otros documentos” no a la mera utilización computadores para generar una factura u otro documento. Esta regulación versa sobre: 

• Las personas naturales o jurídicas públicas o privadas que efectúen operaciones comerciales exclusivamente a través de medios electrónicos (SNAT/102, art. 4). 

• Las personas naturales o jurídicas públicas o privadas que estén previamente autorizadas por el SENIAT para la emisión de facturas a través de medios electrónicos (¿quieres más información? Te recomendamos revisar este artículo de nuestro blog), siempre que no estén obligadas al uso de máquinas fiscales (SNAT/102, art. 3). 

• Las personas naturales o jurídicas públicas o privadas obligadas al uso de máquinas fiscales, que simultáneamente realicen operaciones comerciales a través de medios electrónicos o portales web (SNAT/102, art. 5). 

¡Importantes! Las personas señaladas en el artículo 5 de la SNAT/102 adicionalmente deben cumplir con registrar en el libro de ventas (de manera separada) las operaciones realizadas en máquina fiscal y aquellas en medios electrónicos (SNAT/102, art. 6). 

 

Principales cambios 

Lo más importante que debes tener en cuenta con estas nuevas normas, es que restringe el uso de medios electrónicos para la emisión de facturas y otros documentos fiscales, al fijar un régimen de autorización y homologación previa, ante el SENIAT, del sistema electrónico. Es importante que revises con tu proveedor si ya se encuentra autorizado y homologado el sistema, o de lo contrario puedes ser objeto de una sanción. 

Además, destaca la providencia, que tal autorización y homologación deberá realizarla el proveedor previamente a liberar una nueva versión (SNAT/121, art. 9). Ten en cuenta esto al momento de escoger un proveedor. 

Adicionalmente, si cuentas con un sistema de código abierto, que no es único, o que es modificado por un intermediario distinto, también deberá contar con la autorización y homologación, pues se entiende que es un sistema distinto. 

Los documentos a que se refiere la Gaceta son: 

• Notas de crédito y débito. 

• Comprobantes de retención. 

• Órdenes de entrega o guías de despacho (emitidas únicamente para amparar el traslado de bienes muebles que no representen ventas). 

Los documentos señalados deben cumplir con contener los elementos señalados en los artículos 7 al 13 de la providencia SNAT/102. 

 

¿Qué implica para ti y tu negocio? 

Estas nuevas providencias SENIAT sobre medios digitales para facturación y otros documentos te afectan si: (a) realizas operaciones comerciales exclusivamente a través de medios electrónicos o portales web, o (b) si cuentas con autorización del SENIAT para la emisión de facturas a través de medios digitales. 

 

¿Qué significa este nuevo cambio para tus sistemas Gálac? 

Particularmente nuestro sistema Administrativo te ofrece soluciones para la facturación por medio de imprenta digital al igual que para la emisión de los distintos documentos enunciados en la providencia. Por esta razón, ya nos encontramos trabajando en los cambios necesarios para cumplir con estas nuevas directrices del órgano regulador. 

Muy pronto estaremos publicando mejoras para nuestros sistemas y realizando la respectiva homologación en los tiempos establecidos por el SENIAT. 

 

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