Cuidado con la relación tiempo – dinero
Cuando se demuestra, científicamente, que las reuniones suelen ser imprevistas, tediosas y hasta costosas, algo carece de eficiencia.
Ese momento cuando se llega a la conclusión «Fue una buena reunión, mucho más larga que la anterior», se buscaba hacer una valoración a la duración de un meeting, por encima de su propio fin. En la actualidad, se busca aplicar la menor cantidad de tiempo y dinero posible, para cerrar un acuerdo.
En la mayoría de las empresas es el principal modo para llevar a cabo las reuniones de trabajo.
¿Son factibles las reuniones de trabajo?
El 61% de las reuniones, suelen ser programadas con suficiente antelación para poder utilizar, en promedio, unos 23 minutos, con el fin de evitar que los involucrados permanezcan el menor tiempo posible fuera de su puesto de trabajo.
Por otra parte, el otro 39% se achacan a encuentros improvisados de 18 minutos aproximadamente. Para el consultor Joan Pons, «nunca deberíamos emplear más de 30 minutos en una reunión». Y aunque, puntualiza, siempre puede haber gente que se disperse y las alargue innecesariamente, donde realmente se pierde tiempo es en los preliminares. «La gente llega tarde, el proyector no funciona, al que asiste telemáticamente le falla la conexión… Es casi imposible comenzar la reunión con menos de 15 o 20 minutos de retraso. Si eso lo multiplicas por las cuatro o cinco reuniones que tienen algunos directivos al cabo del día, el tiempo que puede llegar a perderse es enorme», indica con enorme preocupación.
Según expertos en la materia, es apropiado juntarse todos los viernes por la mañana, para ponerse al día en temas de interés común.
Toda reunión exitosa, amerita un trabajo antes, durante y después.
«Comienza con la planificación, en la que se marcan los objetivos, el orden del día y se explica a los asistentes por qué se les convoca y qué se espera de ellos. Si hay que discutir acerca de un documento, se les manda con antelación para que puedan estudiarlo previamente», señala el experto en coaching, Manuel Sánchez.
